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Resumen: El presente artículo examina el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, que aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos. Este Real Decreto representa un hito en la transformación digital de la administración pública española, desarrollando las Leyes 39/2015 y 40/2015 para consolidar la tramitación electrónica como la actuación habitual de las Administraciones Públicas. Sus objetivos primordiales incluyen mejorar la eficiencia administrativa, incrementar la transparencia y participación, garantizar servicios digitales fácilmente utilizables y reforzar la seguridad jurídica. El Reglamento aborda aspectos clave como los principios generales de la relación electrónica, los puntos de acceso digital (portales, sedes electrónicas, Carpeta Ciudadana), la identificación y firma electrónica, los registros, comunicaciones y notificaciones electrónicas, la gestión del expediente y archivo electrónico, y la colaboración interadministrativa y la reutilización de tecnologías. Asimismo, introduce modificaciones relevantes en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la Memoria de Análisis de Impacto Normativo.
Palabras Clave: Administración Electrónica, Sector Público, Medios Electrónicos, Real Decreto 203/2021, Ley 39/2015, Ley 40/2015, Interoperabilidad, Seguridad Jurídica, Transformación Digital, España, Gobierno Abierto.
Abstract: This article examines Royal Decree 203/2021, of March 30, which approves the Regulation on the action and operation of the public sector by electronic means. This Royal Decree represents a fundamental milestone in the digital transformation of the Spanish public administration, developing Laws 39/2015 and 40/2015 to consolidate electronic processing as the standard practice of public administrations. Its primary objectives include improving administrative efficiency, increasing transparency and participation, guaranteeing easily usable digital services, and strengthening legal certainty. The Regulation addresses key aspects such as the general principles of electronic relations, digital access points (portals, electronic offices, Citizen Folder), electronic identification and signature, electronic records, communications, and notifications, electronic file and archive management, and inter-administrative collaboration and the reuse of technologies. It also introduces significant changes to the National Interoperability Framework and the Regulatory Impact Analysis Report.
Keywords: eGovernment, Public Sector, Electronic Media, Royal Decree 203/2021, Law 39/2015, Law 40/2015, Interoperability, Legal Certainty, Digital Transformation, Spain, Open Government.
1. Introducción
La transformación digital del sector público es una prioridad estratégica para España, alineada con las agendas digitales europeas y nacionales. Las Leyes 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, establecieron el marco jurídico para el funcionamiento electrónico de las Administraciones Públicas, reconociendo el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente y, en ciertos casos, la obligación de hacerlo para personas jurídicas y colectivos específicos. Estas leyes superaron la concepción previa, inspirada en la Ley 11/2007, de 22 de junio, donde la tramitación electrónica era considerada meramente una forma de gestión, para establecerla como la actuación habitual.
El Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, se aprueba para desarrollar y concretar las previsiones de estas leyes, buscando facilitar la utilización efectiva de los medios tecnológicos y precisar materias que permiten un margen de actuación reglamentaria. Este desarrollo normativo es necesario para garantizar servicios digitales que sean fácilmente utilizables y accesibles, asegurando que la relación del interesado con la Administración a través del canal electrónico sea sencilla, intuitiva, efectiva, eficiente y no discriminatoria.
España se posiciona entre los países más avanzados de la Unión Europea en Administración electrónica, resultado de un esfuerzo continuo en la adaptación de sus servicios y el impulso de la interoperabilidad. Este Real Decreto se enmarca en la Agenda España Digital 2025, el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, y el Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021-2025, consolidando un marco regulatorio adecuado para la seguridad jurídica y el logro de una administración totalmente electrónica e interconectada.
2. Desarrollo del Real Decreto
El Real Decreto 203/2021 aprueba un Reglamento extenso que se estructura en un Título Preliminar, cuatro Títulos, diez Disposiciones Adicionales y un Anexo de Definiciones. A continuación, se detallan sus componentes más relevantes.
2.1. Disposiciones Generales: Objeto, Ámbito y Principios
El Título Preliminar del Reglamento define su objeto como el desarrollo de las Leyes 39/2015 y 40/2015 en la actuación y el funcionamiento electrónico del sector público. El ámbito subjetivo de aplicación se remite al establecido en el artículo 2 de ambas leyes.
Se establecen principios generales que rigen las actuaciones y relaciones electrónicas del sector público:
• Neutralidad tecnológica y adaptabilidad: Garantiza la independencia en la elección de alternativas tecnológicas y la libertad para desarrollar avances, promoviendo el uso de estándares abiertos.
• Accesibilidad: Asegura la igualdad y no discriminación en el acceso a los servicios electrónicos, prestando especial atención a personas con discapacidad y mayores.
• Facilidad de uso: Centra el diseño de los servicios en los usuarios para minimizar el conocimiento tecnológico necesario.
• Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información para compartir datos y posibilitar el intercambio de información.
• Proporcionalidad: Exige garantías y medidas de seguridad adecuadas a la naturaleza de los trámites.
• Personalización y proactividad: Permite a las Administraciones Públicas ofrecer servicios pre-cumplimentados y anticiparse a las necesidades de los usuarios.
El Reglamento también aborda el derecho y la obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, aplicando el artículo 14 de la Ley 39/2015. Se prevé la posibilidad de establecer reglamentariamente la obligatoriedad para ciertos colectivos de personas físicas. Se delinean los canales de asistencia (presencial, portales, redes sociales, telefónico, correo electrónico) para facilitar el acceso a los servicios electrónicos.
2.2. Puntos de Acceso Electrónico y Sedes Digitales
El Título I se centra en la organización de los puntos de acceso electrónico del sector público.
• Los Portales de internet de las Administraciones Públicas son definidos como puntos de acceso electrónico para información y, en su caso, a la sede electrónica. Deben cumplir criterios de seguridad según el Esquema Nacional de Seguridad (ENS). La creación o supresión de portales en el ámbito estatal requiere informe favorable y justificación de eficiencia e interés público.
• El Punto de Acceso General electrónico (PAGe) de cada Administración Pública centraliza el acceso a servicios, trámites e información. En la Administración General del Estado (AGE), su gestión corresponde al Ministerio de Política Territorial y Función Pública en colaboración con la Secretaría General de Administración Digital.
• La Carpeta Ciudadana se establece como el área personalizada para los interesados en su relación con el sector público estatal, accesible a través de la sede electrónica del PAGe, permitiendo el seguimiento de trámites, acceso a comunicaciones y notificaciones, y conocimiento de datos propios.
• Las Sedes Electrónicas y Sedes Electrónicas Asociadas son direcciones electrónicas para trámites que requieren identificación de la Administración Pública. Su creación y supresión se publican oficialmente, y deben contener información mínima como la identificación del titular, los sistemas de identificación y firma admitidos, la fecha y hora oficial, y la relación de servicios y trámites disponibles. La responsabilidad sobre la integridad y veracidad de la información recae en el titular de la sede.
2.3. El Procedimiento Administrativo por Medios Electrónicos
El Título II aborda en detalle el procedimiento administrativo por medios electrónicos.
• El Capítulo I trata las actuaciones administrativas automatizadas, cuya autorización y publicación se realizará por resolución del órgano competente. También se regula el régimen de subsanación para los interesados que, estando obligados, no utilicen medios electrónicos o no cumplan los formatos y estándares requeridos.
• El Capítulo II detalla la identificación y autenticación de las Administraciones Públicas y las personas interesadas.
◦ Para las Administraciones Públicas, se admiten sistemas como sellos electrónicos cualificados, sistemas de firma electrónica automatizada y la firma electrónica del personal público.
◦ Para las personas interesadas, se validan los sistemas basados en certificados electrónicos cualificados (de firma y sello) y sistemas de clave concertada u otros que sean autorizados por la Secretaría General de Administración Digital. Se enfatiza la importancia de los atributos mínimos de los certificados electrónicos.
◦ Una novedad es la figura del personal funcionario público habilitado para la identificación o firma electrónica de interesados no obligados, previo consentimiento expreso. Para ello, se crea el Registro de Funcionarios Habilitados de la AGE.
◦ La acreditación de la representación de las personas interesadas puede realizarse mediante apoderamiento apud acta, inscripción en el Registro Electrónico de Apoderamientos (REA) de la AGE o sus registros particulares, certificados electrónicos cualificados de representante, o documentos notariales/registros mercantiles. El REA de la AGE, interoperable con otros sistemas, es básico para la gestión de apoderamientos.
• El Capítulo III se dedica a los Registros, Comunicaciones y Notificaciones electrónicas.
◦ Las Administraciones Públicas deben disponer de registros electrónicos interoperables, incluyendo un Registro Electrónico General. El Registro Electrónico General de la AGE será gestionado por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública en colaboración con el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
◦ Las Oficinas de asistencia en materia de registros asumen funciones necesarias como la digitalización de documentos en papel, la emisión de copias electrónicas auténticas, y la asistencia para identificación/firma electrónica.
◦ Las comunicaciones administrativas y las notificaciones electrónicas son obligatorias para los sujetos designados. Las notificaciones se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica o a través de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHu). La DEHu, gestionada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y alojada en la sede electrónica del PAGe, se convierte en el sistema de referencia para la notificación electrónica en el ámbito estatal. El envío de un aviso de puesta a disposición de la notificación es de carácter meramente informativo y no afecta la validez de la notificación.
2.4. Expediente y Archivo Electrónico
El Título III se dedica al expediente administrativo electrónico.
• El Capítulo I define el documento administrativo electrónico como información en formato electrónico generada por las Administraciones Públicas. Se establecen los requisitos de validez y eficacia de las copias auténticas de documentos, que pueden ser realizadas por órganos emisores, custodios o las oficinas de asistencia en registros. Todos los documentos electrónicos deben llevar asociada una referencia temporal (marca de tiempo o sello electrónico cualificado de tiempo). El expediente administrativo electrónico se configura mediante un índice electrónico autenticado que garantiza su integridad. El derecho de acceso al expediente se satisface mediante su puesta a disposición en el PAGe o sede electrónica. Se regulan los tiempos de conservación y destrucción de documentos, con plazos específicos para la devolución de documentos originales en soporte no electrónico tras su digitalización.
• El Capítulo II aborda el archivo electrónico de documentos. Las Administraciones Públicas deben conservar en soporte electrónico todos los documentos que formen parte de un expediente o con valor probatorio. Se define el archivo electrónico único de cada Administración como el conjunto de sistemas y servicios que sustentan la gestión, custodia y recuperación de documentos y expedientes electrónicos finalizados, garantizando su autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia.
2.5. Relaciones y Colaboración Interadministrativa
El Título IV regula las relaciones y colaboración entre las Administraciones Públicas para el funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
• El Capítulo I establece la obligación de las Administraciones de relacionarse electrónicamente entre sí y con sus órganos y entidades vinculadas. Se regula el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), gestionado por los Ministerios de Asuntos Económicos y Transformación Digital y Política Territorial y Función Pública, como infraestructura clave para el intercambio de asientos electrónicos entre Administraciones. Las transmisiones de datos a través de redes corporativas o plataformas de intermediación se consideran certificados administrativos. Las plataformas de intermediación de datos deben ser interoperables con la Plataforma de Intermediación de la AGE, que actuará como punto de conexión para el intercambio automático de datos a nivel europeo. La remisión electrónica de expedientes administrativos se equipara a la remisión del mismo mediante la puesta a disposición de la dirección electrónica o localizador.
• El Capítulo II promueve la transferencia y uso compartido de tecnologías. Las Administraciones Públicas deben poner a disposición sus aplicaciones desarrolladas para su reutilización, manteniendo directorios actualizados e interoperables. Se establece la obligación de consultar estos directorios (como el Directorio general de aplicaciones de la AGE en el Centro de Transferencia de Tecnología) antes de adquirir, desarrollar o mantener nuevas aplicaciones, justificando en términos de eficiencia la no reutilización. La adhesión a plataformas, registros o servicios electrónicos de la AGE es voluntaria para Comunidades Autónomas y Entidades Locales, pero su no adhesión debe justificarse en términos de eficiencia.
2.6. Disposiciones Transitorias, Derogatorias y Finales Clave
El Real Decreto incluye dos disposiciones transitorias, una de las cuales (destrucción de documentos no electrónicos) fue anulada, y la otra regula el análisis y publicación de los portales de internet existentes en el ámbito estatal. La disposición derogatoria única anula el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, consolidando la nueva normativa.
Las disposiciones finales introducen modificaciones importantes:
• La Disposición final segunda modifica el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI). Se actualizan los inventarios de información administrativa (procedimientos, órganos), se fomenta el uso de especificaciones técnicas de las TIC en la contratación pública, se adapta el Plan de direccionamiento de la Administración, y se revisan las condiciones de licenciamiento para promover las aplicaciones de fuentes abiertas. Además, se actualizan las regulaciones sobre directorios de aplicaciones reutilizables y la política de firma electrónica y de certificados, estableciendo directrices de interoperabilidad. Se amplía significativamente el catálogo de Normas Técnicas de Interoperabilidad que serán de obligado cumplimiento.
• La Disposición final tercera modifica el Real Decreto 931/2017, de 27 de octubre, por el que se regula la Memoria del Análisis de Impacto Normativo (MAINF), para incorporar el análisis de la incidencia en los gastos de la Administración digital y el impacto para la ciudadanía y la Administración del desarrollo o uso de los medios y servicios digitales.
Entre las disposiciones adicionales, destaca la obligatoriedad de uso de medios electrónicos en los procesos selectivos para el empleo público en la AGE, la formación de empleados públicos, y la creación del Nodo de interoperabilidad de identificación electrónica del Reino de España para el reconocimiento mutuo de identidades electrónicas con otros Estados miembros de la UE.
3. Conclusiones
El Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, es una pieza clave en la arquitectura jurídica de la Administración electrónica en España. Al aprobar el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, el legislador consolida el paso de un modelo de "administración con electrónica" a una "Administración plenamente electrónica".
Los cuatro grandes objetivos del Reglamento — mejorar la eficiencia administrativa, incrementar la transparencia y la participación, garantizar servicios digitales fácilmente utilizables y mejorar la seguridad jurídica — se abordan con un enfoque integral que abarca desde los principios rectores y la organización de puntos de acceso, hasta los detalles del procedimiento administrativo electrónico, la gestión documental y la colaboración interadministrativa.
Las modificaciones introducidas en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la Memoria de Análisis de Impacto Normativo demuestran un compromiso con la mejora continua y la adaptación a los avances tecnológicos y las necesidades de un entorno digital en constante evolución. La promoción de la reutilización de sistemas y aplicaciones y la facilitación de la interconexión de registros y plataformas de datos son pasos hacia una administración pública más cohesionada, eficiente y orientada al servicio del ciudadano y las empresas.
En definitiva, este Real Decreto desarrolla las previsiones legales existentes, estableciendo las bases para una administración digital que prioriza la seguridad jurídica, la experiencia del usuario y la eficiencia operativa, posicionando a España en la vanguardia de la gobernanza electrónica en Europa.
4. Referencias
• Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos. Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática «BOE» núm. 77, de 31 de marzo de 2021. Reformas tenidas en cuenta. Texto actualizado con posterioridad.